Pamiętasz, czy kiedykolwiek jakiś plan Ci się wysypał, bo był źle omówiony?

Przykładowo, domówka. Chcieliście ze znajomymi zrobić taką ‘na bogato’, z sałatkami, itd. Każdy miał coś przynieść.

Wszyscy biorący w nim udział myśleli, że są dogadani – w trakcie działania zaczęły wychodzić braki.

Na imprezie okazało się, że:

  • miały być sałatki, ktoś nie zdążył, nie powiedział reszcie,
  • jedna osoba nie wiedziała co ma przynieść, wzięła soki. Inna osoba wcześniej się zgłosiła, że przyniesie soki – przyniosła,
  • kilka osób się spóźniło, zapomniało, że przełożyliście na godzinę wcześniej, a nie zapisywaliście tego nigdzie

To są standardowe problemy spotykane i w firmie, i poza nią. Jak sobie z nimi radzić?

Wszystkich nie wyeliminujesz, nie ma ludzi idealnych, dodatkowo pośpiech pogarsza sprawę, ale to pewnie wiesz dobrze 😉

Jak wyglądają te problemy?

1. Pośpiech

Ile masz rzeczy do zrobienia? Zgaduję, że dużo. Zdarza Ci się, że nie zaczniesz pracy, bo wiesz zbyt mało o tym, co jest do zrobienia?

Najpierw pół dnia rozmawiasz i piszesz, żebyś wreszcie się dowiedział robić.

Taki ping-pong słowny. Piszesz, odpowiedź – czegoś brakuje. Piszesz znowu, czekasz na odpowiedź, itd.

A zegar tyka. Energii nie wykorzystasz na zadanie, tylko na dokopanie się do informacji.

Jak górnik w kopalni, który musi odłupać skały, żeby dostać się do żyły złota.

Wyobraź sobie, że właśnie tracisz kilka godzin na czymś takim. Dodatkowo, zadanie będzie jakieś 20-30% gorzej zrobione, bo nie masz tej świeżości, co przed drążeniem za informacją.

Spora strata.

2. Ten sam język

Ciężko dogadać się z chińczykiem, kiedy nie znasz chińskiego. Tak samo, jak ktoś mówi po polsku to nie znaczy, że się rozumiecie.

Zamek, w języku polskim ma kilka znaczeń. Często zakładamy, że kiedy mówimy o zamku, nasz rozmówca ma to samo w głowie.

Niestety, ludzie nie czytają w myślach.

W książkach marketingowych i sprzedażowych sporo piszą o tym, żeby mówić językiem klienta.

Tak, jak sprzedałbyś mniej komputerów reklamując go, że ‘świetnie całkuje’, niż ‘łatwiej przeglądać internet’.

Komunikacja ze współpracownikami i z kimkolwiek innym wygląda podobnie. Ludzie w tej samej firmie mogą mówić innym językiem.

Przykładowo, czym jest kwota netto:

  • pensja netto na umowie o pracę, to jest kwota na rękę, po wszystkich podatkach, itp.
  • jeśli masz działalność, wystawiasz fakturę, to kwota netto będzie tą bez VAT, ale przed opodatkowaniem Spora różnica, prawda?

Podobnie to się ma do dowolnego innego tematu. Nie wiesz, co i jak druga osoba rozumie.

3. Nadmiar lub brak informacji.

Chcesz się wykąpać w rzece. Nie zrobisz tego ani w rwącym potoku, ani w małej strużce wody. Jak to się ma do komunikacji?

Nadmiar. Sam często łapię się na tym, że tak działam. Chcę się wgryźć w temat zbyt szczegółowo.

Zamiast jasno i przejrzyście przekazać to, co chcę, mówię o rzeczach, które są związane z tematem, ale niepotrzebne.

Efekt? Najważniejsza informacja się rozpływa.

Jak herbata zaparzona zbyt dużą ilością, zbyt zimnej wody.

W efekcie ciężko się rozeznać o co chodzi, więcej energii jest tracone na wydobycie sedna.

Z drugiej strony brak informacji może łączyć się z pośpiechem. To jest ta strużka wody.

Może to spowodować, że coś się posypie.

Jeśli ominiemy ważny szczegół, możemy stracić sporo pieniędzy, jeśli chodziłoby np o zakup konkretnego sprzętu.

A prawie zawsze zbyt mało informacji to strata czasu, przynajmniej dwóch osób.

Jak rozwiążę te problemy?

Szansa, że zostaną w pełni rozwiązane jest niewielka. Ale te sposoby mogą znacznie pomóc. Mogą odzyskać sporo czasu.

1. Poświęć trochę więcej czasu na planowanie

Nie mówię o godzinach. Wystarczy dodatkowe 5-10 min, dopisz ważne szczegóły:

  • Co potrzebujesz zrobić?
  • Kiedy?
  • Jak?
  • Gdzie?
  • Po co? – określenie celu często się przydaje. Dzięki temu ktoś może zaproponować lepsze rozwiązanie

Te 5 min może zaoszczędzić kilkadziesiąt lub więcej minut czasu Twojego i współpracownika.

2. Używaj prostszych słów

W książce “Metafory w naszym życiu” autorzy pokazują jak nasz język sprowadza się do podstawowych pojęć typu: góra, dół, w, poza.

  • Często skomplikowane słowa przeszkadzają,
  • Używaj prostego języka,
  • Zdania proste są łatwiej przyswajane niż złożone,
  • Tryb osoby wygrywa z bezosobowym: “kup mleko” kontra “kupić mleko”, mózg łatwiej odczyta

Dzięki temu zwiększysz swoje szanse, że zostaniesz dobrze zrozumiany.

3. Mniej

Dlaczego streszczenia lektur są popularne w szkole? Nie zabierają czasu, wiesz to, co powinieneś na lekcje.

Przekazuj 1 temat naraz. Jeśli rozmowa zejdzie na 10 innych tematów to ciężko będzie wrócić do tego najważniejszego.

Jak zostanie wplecione 5 wątków to ciężko będzie to rozplątać.

Tutaj znowu pomaga planowanie. Tak, żeby powiedzieć mało, ale…

4. Nie za mało

Tutaj pomaga książka ‘Ekstremalne przywództwo’. Autor, były dowódca odziału SEALs mówi o kierowaniu żołnierzami.

Kluczowe jest informowanie swoich ludzi i generałów tak, żeby wszyscy byli odpowiednio poinformowani.

To nie znaczy, że wysyłasz wszystkim tą samą informację, tylko każdemu to, czego potrzebują do wykonania zadania, a dowódców informujesz o sytuacji.

5. Zapisuj

Nie polegaj na swojej pamięci. Jak coś ustalasz w rozmowie, potem to spisz.

Zyskasz 2 rzeczy:

  1. Mózg nie musi pamiętać, może zająć się czymś innym
  2. Wszyscy zainteresowani są równo poinformowani

Daj znać – podobało Ci się? O czym chcesz przeczytać następnym razem?