90% problemów w firmie

to zła komunikacja

• Ile na nich tracisz?
• Jak je rozwiązać?

Pamiętasz, czy kiedykolwiek jakiś plan Ci się wysypał, bo był źle omówiony?
 
Przykładowo, domówka. Chcieliście ze znajomymi zrobić taką ‘na bogato’, z sałatkami, itd. Każdy miał coś przynieść.
 
Wszyscy biorący w nim udział myśleli, że są dogadani – w trakcie działania zaczęły wychodzić braki.

 

Na imprezie okazało się, że:
    • miały być sałatki, ktoś nie zdążył, nie powiedział reszcie,
    • jedna osoba nie wiedziała co ma przynieść, wzięła soki. Inna osoba wcześniej się zgłosiła, że przyniesie soki – przyniosła,
    • kilka osób się spóźniło, zapomniało, że przełożyliście na godzinę wcześniej, a nie zapisywaliście tego nigdzie
To są standardowe problemy spotykane i w firmie, i poza nią. Jak sobie z nimi radzić?

Wszystkich nie wyeliminujesz, nie ma ludzi idealnych, dodatkowo pośpiech pogarsza sprawę, ale to pewnie wiesz dobrze 😉

Jak wyglądają te problemy?

1. Pośpiech

Ile masz rzeczy do zrobienia? Zgaduję, że dużo. Zdarza Ci się, że nie zaczniesz pracy, bo wiesz zbyt mało o tym, co jest do zrobienia?
 
Najpierw pół dnia rozmawiasz i piszesz, żebyś wreszcie się dowiedział robić.
 

Taki ping-pong słowny. Piszesz, odpowiedź – czegoś brakuje. Piszesz znowu, czekasz na odpowiedź, itd.

A zegar tyka. Energii nie wykorzystasz na zadanie, tylko na dokopanie się do informacji.

Jak górnik w kopalni, który musi odłupać skały, żeby dostać się do żyły złota.

Wyobraź sobie, że właśnie tracisz kilka godzin na czymś takim. Dodatkowo, zadanie będzie jakieś 20-30% gorzej zrobione, bo nie masz tej świeżości, co przed drążeniem za informacją.

Spora strata.

2. Ten sam język

Ciężko dogadać się z chińczykiem, kiedy nie znasz chińskiego. Tak samo, jak ktoś mówi po polsku to nie znaczy, że się rozumiecie.

 
Zamek, w języku polskim ma kilka znaczeń. Często zakładamy, że kiedy mówimy o zamku, nasz rozmówca ma to samo w głowie.
 
Niestety, ludzie nie czytają w myślach.
 
W książkach marketingowych i sprzedażowych sporo piszą o tym, żeby mówić językiem klienta.
 
Tak, jak sprzedałbyś mniej komputerów reklamując go, że ‘świetnie całkuje’, niż ‘łatwiej przeglądać internet’.
 

Komunikacja ze współpracownikami i z kimkolwiek innym wygląda podobnie. Ludzie w tej samej firmie mogą mówić innym językiem.

 
Przykładowo, czym jest kwota netto:

    • pensja netto na umowie o pracę, to jest kwota na rękę, po wszystkich podatkach, itp.
    • jeśli masz działalność, wystawiasz fakturę, to kwota netto będzie tą bez VAT, ale przed opodatkowaniem

Spora różnica, prawda?
 
Podobnie to się ma do dowolnego innego tematu. Nie wiesz, co i jak druga osoba rozumie.
 

3. Nadmiar lub brak informacji.

Chcesz się wykąpać w rzece. Nie zrobisz tego ani w rwącym potoku, ani w małej strużce wody. Jak to się ma do komunikacji?

 
Nadmiar. Sam często łapię się na tym, że tak działam. Chcę się wgryźć w temat zbyt szczegółowo.
 
Zamiast jasno i przejrzyście przekazać to, co chcę, mówię o rzeczach, które są związane z tematem, ale niepotrzebne.
 
Efekt?
Najważniejsza informacja się rozpływa.
 
Jak herbata zaparzona zbyt dużą ilością, zbyt zimnej wody.

W efekcie ciężko się rozeznać o co chodzi, więcej energii jest tracone na wydobycie sedna.

 
Z drugiej strony brak informacji może łączyć się z pośpiechem. To jest ta strużka wody.
 
Może to spowodować, że coś się posypie.
 
Jeśli ominiemy ważny szczegół, możemy stracić sporo pieniędzy, jeśli chodziłoby np o zakup konkretnego sprzętu.
 
A prawie zawsze zbyt mało informacji to strata czasu, przynajmniej dwóch osób.

Jak rozwiążę te problemy?

Szansa, że zostaną w pełni rozwiązane jest niewielka. Ale te sposoby mogą znacznie pomóc. Mogą odzyskać sporo czasu.

1. Poświęć trochę więcej czasu na planowanie

Nie mówię o godzinach. Wystarczy dodatkowe 5-10 min, dopisz ważne szczegóły:
    • Co potrzebujesz zrobić?
    • Kiedy?
    • Jak?
    • Gdzie?

    • Po co? – określenie celu często się przydaje. Dzięki temu ktoś może zaproponować lepsze rozwiązanie
 

Te 5 min może zaoszczędzić kilkadziesiąt lub więcej minut czasu Twojego i współpracownika.

2. Używaj prostszych słów

W książce “Metafory w naszym życiu” autorzy pokazują jak nasz język sprowadza się do podstawowych pojęć typu: góra, dół, w, poza.

 
    • Często skomplikowane słowa przeszkadzają,

    • Używaj prostego języka,
    • Zdania proste są łatwiej przyswajane niż złożone,
    • Tryb osoby wygrywa z bezosobowym: “kup mleko” kontra “kupić mleko”, mózg łatwiej odczyta

 
Dzięki temu zwiększysz swoje szanse, że zostaniesz dobrze zrozumiany.

3. Mniej

Dlaczego streszczenia lektur są popularne w szkole? Nie zabierają czasu, wiesz to, co powinieneś na lekcje.

 
Przekazuj 1 temat naraz. Jeśli rozmowa zejdzie na 10 innych tematów to ciężko będzie wrócić do tego najważniejszego.
 
Jak zostanie wplecione 5 wątków to ciężko będzie to rozplątać.
 
Tutaj znowu pomaga planowanie. Tak, żeby powiedzieć mało, ale…

4. Nie za mało

Tutaj pomaga książka ‘Ekstremalne przywództwo’. Autor, były dowódca odziału SEALs mówi o kierowaniu żołnierzami.

Kluczowe jest informowanie swoich ludzi i generałów tak, żeby wszyscy byli odpowiednio poinformowani.

To nie znaczy, że wysyłasz wszystkim tą samą informację, tylko każdemu to, czego potrzebują do wykonania zadania, a dowódców informujesz o sytuacji.

5. Zapisuj

Nie polegaj na swojej pamięci. Jak coś ustalasz w rozmowie, potem to spisz.
 

Zyskasz 2 rzeczy:
    1. Mózg nie musi pamiętać, może zająć się czymś innym
    2. Wszyscy zainteresowani są równo poinformowani

Ściana tekstu, co? 😉
Nie trzeba przechodzić przez wszystko naraz, można po kawałku.
Daj znać – podobało Ci się?
O czym chcesz przeczytać następnym razem?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *